Behandling af personoplysninger ifm. familieferie

Behandling af personoplysninger i ansøgnings- og deltagelsesprocessen vedrørende Lejerbos Familieferie (i samarbejde med Arbejdsmarkedets Feriefonds Feriehjælpsprogram). 

1. INDLEDNING 

1.1 
Når du søger om at komme i betragtning til ”Familieferie Lejerbo”, skal du være opmærksom på, at vi, som dataansvarlig, registrerer og indsamler oplysninger om dig og eventuelle medansøgere. I det følgende beskrives, hvordan vi behandler din ansøgning, og hvilke oplysninger vi indsamler, herunder hvilken praksis vi almindeligvis følger. 

1.2 
Fordi vi registrerer dine oplysninger elektronisk, har du nogle rettigheder. Dem informerer vi også om nedenfor. Derudover kan du kunne finde vores kontaktoplysninger mv. nedenfor. 

1.3 
Vi vil i det følgende henvise til forskellig lovgivning, fordi vi er forpligtet hertil. Dette gælder navnlig forordning nr. 2016/679 om beskyttelse af personoplysninger (der i det følgende benævnes "databeskyttelsesforordningen") samt lov om supplerende bestemmelser til forordning nr. 2016/679 om beskyttelse af personoplysninger (der i det følgende benævnes "databeskyttelsesloven"). 

2. MODTAGELSE AF ANSØGNINGER 

2.1 
Når vi modtager din ansøgning, får du en bekræftelse på, at vi har modtaget den. Når vi gennemgår ansøgningerne udvælger vi, på baggrund af indholdet i ansøgningerne, hvem vi finder i målgruppen til at blive indbudt til Familieferie Lejerbo. Udvælgelsen foretages på baggrund af målkriterier fastsat mellem Lejerbo og Arbejdsmarkedets Feriefond. 

2.2 
Indbydelse til ferien sker primært via e-mail, alternativt pr. post. 

2.3. 
Afslag på ansøgningen sker ligeledes primært via e-mail, alternativt pr. post

3. INDHENTELSE AF OPLYSNINGER

3.1 
Som led i rekrutteringsprocessen modtager og behandler vi de oplysninger, du har anført i din ansøgning og eventuelle vedhæftede bilag. Det er vores vurdering, at vi primært skal behandle almindelige personoplysninger, men at ansøgningerne tillige kan indholde oplysninger af henholdsvis fortrolig og/eller følsom karakter. 

3.2 
I nogle tilfælde vil vi søge yderligere oplysninger om de ansøgere, som vi skønner, er i målgruppen. I den forbindelse kan vi i relevant omfang også søge offentligt tilgængelige oplysninger fra internettet, herunder fra sociale medier. Vi kan også bede ansøgere om at uddybe, konkretisere eller dokumentere de indsendte oplysninger.

3.3 
Retsgrundlaget for at behandle ovennævnte personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet det vil være nødvendigt at indsamle de pågældende personoplysninger for at kunne udvælge de ansøgere, der vurderes bedst at opfylde målbeskrivelsen. Derudover kan vi behandle ovennævnte personoplysninger baseret på databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendige for, at vi kan vurdere oplysningerne i forhold til feriefondens indhold, og idet dine interesser i, at vi ikke kan behandle oplysningerne, ikke overstiger vores legitime interesse. Dette gælder også i de situationer, hvor de relevante personoplysninger om dig er offentligt tilgængelige. 

8. DET VIDERE FORLØB

8.1 
Vi behandler oplysninger på ansøgere, der bliver indbudt til at deltage i Familieferie Lejerbo, frem til at ferie er afholdt og afsluttet og revisionen har revideret regnskabsmaterialet. Som udgangspunkt vil vi allersenest 18 måneder efter, at ferien har været afholdt, slette de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med ansøgnings- og deltagelsesprocessen. 

8.2
Hvis du får afslag på din ansøgning, vil vi hurtigst muligt – og som udgangspunkt senest 6 måneder efter, at du har modtaget afslaget – slette de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, med mindre der er særlige forhold, der gør, at du og vi kunne have en fælles interesse i, at vi gemmer dit ansøgningsmateriale i længere tid. 

9. INFORMATION OM DINE RETTIGHEDER MV. 

9.1 
Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af din ansøgning og dine personoplysninger. 

9.2 
Du har i den forbindelse ret til at: 
• anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi har indsamlet og brugt i vores behandling af din ansøgning (se databeskyttelsesforordningens artikel 15), 
• anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 16), 
• anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 17), 
• anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 18), 
• anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt (se databeskyttelsesforordningens artikel 20), samt 
• gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 21). 
9.3 
Personoplysninger, der indsamles som led i ansøgningsprocessen, vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant, herunder HR-medarbejdere og boligsociale medarbejdere i Lejerbo samt evt. øvrige ansatte og frivillige i Familieferie Lejerbo.  

9.4 
De oplysninger vi behandler om dig, opbevares i vores rekrutteringssystem, der leveres af en ekstern samarbejdspartner, vi har indgået en databehandleraftale med, indtil stillingsopslaget lukkes ned. 

9.5 
Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk. 

9.6 
Du har ret til at klage til os over behandlingen af dine personoplysninger, og hvis du ikke er enig i vores håndtering af sagen, kan du klage over os til Datatilsynet (se kontaktoplysninger nedenfor). 

10. KONTAKTOPLYSNINGER 

10.1 
Vores kontaktoplysninger er: 

Lejerbo 
Gl. Køge Landevej 26 
2500 Valby 
Tlf. 70 12 13 10 
E-mail: lejerbo@lejerbo.dk 

10.1.1 
Vi har udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på følgende måde: 

Mail: lejerbo@lejerbo.dk  (mærk emnefeltet ”Spørgsmål om persondata”) telefon 70 12 13 10 (spørg efter databeskyttelsesrådgiveren) 

10.2 
Datatilsynets kontaktoplysninger er: 

Datatilsynet 
Carl Jacobsens Vej 35 
2500 Valby 
Tlf.: 33 19 32 00 
E-mail: dt@datatilsynet.dk

[September 2024/version 1.2]