Behandling af beboeres persondata

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER OM BEBOERE


1. INDLEDENDE BEMÆRKNINGER

1.1
Formål

1.1.1
Hos Administrationsorganisationen Lejerbo (herefter "Lejerbo") vil vi løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at behandle forskellige personoplysninger om dig. Vi er derfor forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.

1.1.2
Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dit lejeforhold i henhold til de gældende regler herfor.

1.2
Dataansvar

1.2.1
Lejerbo er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os i forbindelse med lejeforholdet, og Lejerbo har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

1.2.2
Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til Lejerbo, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen. Se pkt. 8 nedenfor.


2. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER RELATERET TIL UDLEJNING MV.

2.1
Oprettelse af sag

2.1.1
Når du lejer en bolig, opretter vi en sag i vores it-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.

2.1.2
Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, herunder dit navn, adresse, privat- og arbejdstelefonnumre og e-mailadresse. Der registreres desuden medlemsnummer/opskrivningsnummer samt oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder antal hjemmeboende børn og eventuelle værgeforhold mv.

2.1.3
Herudover registreres oplysninger om, hvorvidt boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt beboerindskudslån.

2.1.4
Hvis du bor i en almen ungdomsbolig, hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, indhenter og behandler vi også oplysning om din uddannelsesmæssige status. Vi henter altid oplysningerne via dig eller via et skriftligt samtykke modtaget fra dig. 

2.1.5
Grundlaget for de oplysninger vi behandler under punkterne 2.1.1-2.1.4, er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig, for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med os. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

2.2
Personnummer

2.2.1
Herudover beder vi, ved din underskrift af lejekontrakt, om dit personnummer (CPR-nummer). Dette gør vi, da vi har et legitimt behov for at kunne identificere dig. Vi bruger også dit CPR-nummer til at kunne kommunikere med dig via elektronisk kommunikation, herunder Digital Post, jf. almenlejelovens § 5, stk. 2 og 3 samt til elektroniske udbetalinger til din NemKonto og Betalingsservice.

2.2.2
Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 og 4.

2.3
Økonomiske forhold

2.3.1
Der er en række situationer, hvor Lejerbo må behandle oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan fx være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til Lejerbo.

2.3.2
Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

2.4
Oplysninger funktionsnedsættelser mv. (handicapfortrin)

2.4.1
Det kan også være nødvendigt, at vi behandler oplysninger om, at du har særlige behov, herunder en funktionsnedsættelse, der gør det påkrævet at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger kan behandles med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig eller berettiger den boligsøgende til en bolig med særlig indretning.

2.4.2
Vi behandler ovennævnte oplysninger idet dette er nødvendigt for, at overholde forpligtelser, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 7, stk.1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i Udlejningsbekendtgørelse nr. 1223 § 10, jf. § 5.

2.4.3
Fremleje

2.4.4
Derudover kan det være sagligt, at vi behandler oplysning om, at du er syg, hvis du ønsker at indgå en aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom i medfør almenlejelovens § 65, stk. 1. I den forbindelse kan vi også behandle oplysninger om forretningsrejser, studieophold eller midlertidig forflyttelse eller lignende, jf. almenlejelovens § 65, stk. 1.

2.5
Strafbare forhold

2.5.1
Ifølge lovgivningen har vi mulighed for at modtage oplysninger om strafbare forhold, som en beboer har begået inden for eller med virkning i det boligområde, som den pågældende bor i, eller mod en ansat i Lejerbo. Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats. Retsgrundlaget er almenboligloven. Endvidere anvender vi interesseafvejningshjemlen i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, vedr. dine kontaktoplysninger, som eksempelvis dit arbejds- og privattelefonnummer, således at vi kan sikre en hurtig kontakt til dig, såfremt det måtte være nødvendigt.

2.5.2
Oplysninger om strafbare forhold kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen hæves, jf. pkt. 5 nedenfor.

3. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I ANDEN SAMMENHÆNG

3.1
Husordensklager

3.1.1
Lejerbo er forpligtet til at behandle klager fra beboere og i fornødent omfang agere over for de beboere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger elektronisk.

3.1.2
Der henvises til vores politik om behandling af personoplysninger i forbindelse med husordensklager, der er tilgængelig på www.lejerbo.dk under punktet Persondata.

3.2
Vaskeri

3.2.1
I afdelingens vaskeri oprettes et vaskekort og registreres på lejeaftalen. Dette sker for, at forbruget for vaskeriet kan opkræves. Lejerbo kan se ejendomsnummer, aftalelummer og løbenummer.

3.3
Vand, varme og el

3.3.1
Lejerbo registrerer ikke selvstændigt dit forbrug af vand, varme og el. Relevante målerfirma udarbejder regnskabet. Målerfirmaet modtager personoplysninger i form af navn, adresse, telefonnummer samt mailadresse på den tilmeldte beboer samt indbetalt aconto-periode for forbruget. Mailadresse oplyses til brug for et personligt login hos målerfirmaet for at følge eget forbrug. Lejerbo får regnskabet retur fra målerfirmaet og sender det efterfølgende til beboeren. Lejerbo er i besiddelse af en fordelingsoversigt, hvor af alle lejeres forbrug er oplistet, denne opbevares hos Forbrugsafdelingen.
I nogle tilfælde er det Lejerbo, der udarbejder regnskabet. Her vil regnskabet for den enkelte lejer blive gemt på den pågældende lejeaftale.

3.3.2
For så vidt angår levering af el, vil vi, hvis du har givet os skriftlig fuldmagt til at tilmelde husstanden til et af dig valgt elselskab, videregive relevante kontaktoplysninger på dig til elselskabet til brug for korrekt tilmelding.

3.3.3
Nogle af Lejerbos afdelinger benytter ét konkret varme- og/eller vandværk. Vi behandler kun dine oplysninger til brug for tilmeldingen af varme- og/eller vandværk, hvis det konkret står oplyst i din lejekontrakt.

3.3.4
Ifølge Energioplysningsbekendtgørelsen (nr. 2251) § 15 skal du som lejer have mulighed for at tilgå oplysninger om dit månedlige forbrug, hvis lejemålet har fjernaflæste målere. Har vi din e-mail, sørger vi derfor for at videregive denne til forsyningsselskabet.

3.3.5
Grundlaget for de oplysninger vi behandler under punkt 3.3 er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig, for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med os. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

3.4
Nøglebrik til hoveddøre

3.4.1
I nogle afdelinger benyttes nøglebrikker til hoveddøren til opgangen. Der bliver ikke registreret persondata ved brug af nøglebrikkerne til hoveddøren.

3.4.2
Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger de legitime interesser, der er anført under pkt. 3.8.2.

3.5
Tv-overvågning

3.5.1
Vi foretager tv-overvågning med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, og det er markeret med skiltning de steder, hvor kameraerne er placeret. Du kan læse mere om tv-overvågning i vores politik på området, som du finder på www.lejerbo.dk under punktet Persondata.

3.6
Tv-kanaler

3.6.1
Det vil af nogle ældre lejekontrakter fremgå, hvilken tv-pakke, der er valgt i lejemålet. Ændringer i pris, varslingsbreve, anmodning om fritagelse mv. vil fremgå af bilagslisten til din lejekontrakt. Tv-pakker er koblet op på lejemålet og ikke lejeren. TV-udbyderen har oplysninger om, hvilke beboere, der har hvilke tv-pakker. Det er den enkelte afdeling, der træffer beslutning om, hvordan leveringen af tv-signal skal foregå.

3.7
Parkering

3.7.1
I nogle afdelinger er det muligt at leje en parkeringsplads. Dette kan enten være en almindelig eller handicapvenlig p-plads.

Almindelig p-plads: Hvis du ønsker at leje en almindelig p-plads, kan du blive skrevet på venteliste i de afdelinger, hvor der er p-pladser tilknyttet. Ved tildeling af p-pladsen skal du fremvise bilens registreringsattest, da det er et krav, at du som ansøger om p-plads har ejerforholdet på bilen.

Handicap p-plads: Ved ønske om leje af handicap p-plads, skal du ansøge herom med en skriftlig anmodning. Sammen med anmodningen skal vi ligeledes have en kopi af dit blå handicapkort samt se bilens registreringsattest. Dette er nødvendigt for at sikre, at du 1) er berettiget til en eventuel handicap p-plads og 2) har ejerforholdet på den pågældende bil.

Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

3.8
Venteliste

3.8.1
Hvis du er opnoteret på venteliste, behandler vi også i den forbindelse en række oplysninger om dig. Der henvises til vores beskrivelse om behandling af personoplysninger i forbindelse med administration af venteliste, der er tilgængelig på www.lejerbo.dk under punktet Persondata.


4. I FORBINDELSE MED OG EFTER FRAFLYTNING

4.1
Oplysninger om opsigelse og baggrunden mv.

4.1.1
I forbindelse med opsigelsen af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen. Dette sker bl.a., så vi kan dokumentere baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen.

4.1.2
Når du har opsagt din bolig, har du pligt til at give potentielle nye lejere adgang til se boligen, hvilket følger af lov om leje af almene boliger § 93, stk. 1. For at en potentiel ny lejer kan lave en aftale med dig om fremvisning af boligen, videregiver vi dit fornavn, telefonnummer og evt. e-mail til vedkommende. 

4.1.3 
Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen. Disse muligheder følger bl.a. af almenlejelovens kapitel 15. Lovgivningen indebærer bl.a., at lejeaftalen kan hæves, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis beboeren har tilsidesat god skik og orden, eller hvis nogen er straffet i medfør af § 4 i lov om forbud mod besøgende i bestemte lokaler for at have modtaget besøgende i eller ved det lejede i strid med et forbud nedlagt i medfør af loven. Dette betyder bl.a., at Lejerbo kan behandle både fortrolige oplysninger (om fx økonomiske forhold) og følsomme oplysninger (om fx strafbare forhold) i forbindelse med situationer, hvor lejeaftalen hæves.

4.1.4 
Derudover giver lovgivningen mulighed for, at der kan ske videregivelse af personoplysninger mellem boligorganisationer, i tilfælde af at boligorganisationen har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde. Retsgrundlaget er almenboligloven.


5. MODTAGERE OG VIDEREGIVELSE MV.

5.1
Modtagere

5.1.1
Visse oplysninger opbevares hos vores databehandlere i forbindelse med blandt andet scanning af dokumenter, administration af opskrivninger, drift af vaskerier mv. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

5.1.2
Optagelser fra tv-overvågning, der er sket med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videregives til politiet. Der henvises i den forbindelse til vores retningslinjer for tv-overvågning, der er tilgængelige på www.lejerbo.dk under punktet Persondata.

5.1.3
Vi videregiver fornavn, telefonnummer og evt. e-mail til brug for fremvisning til potentiel ny lejer, når en bolig er blevet opsagt, jf. lov om leje af almene boliger § 93, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og f.

5.1.4
Endvidere kan der ske videregivelse i sager om husordensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den forbindelse tilgå beboerklagenævnet, ligesom oplysningerne kan tilgå boligretten, der bl.a. kan tage stilling til, om opsigelsen af et lejemål er berettiget. Der henvises i den forbindelse til vores politik om behandling af personoplysninger i forbindelse med husordensklager, der er tilgængelig på www.lejerbo.dk under punktet Persondata.

5.1.5 
Derudover giver lovgivningen mulighed for, at der kan ske videregivelse af personoplysninger mellem boligorganisationer, i tilfælde af at Lejerbo har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde.

5.1.6 
Dine personoplysninger kan også gives til vores advokater eller andre til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis Lejerbo har brug for juridisk bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores advokat.

5.1.7
I visse tilfælde er Lejerbo derudover forpligtet til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder fx hvis en beboer, der har fået anvist sin bolig af kommunalbestyrelsen, inden for det første år af lejeforholdet kommer i restance med betalingen, og Lejerbo derefter sender påkrav til beboeren. Kommunalbestyrelsen skal i sådanne situationer tillige underrettes om påkravet. Derudover skal Lejerbo fx give kommunen skriftlig underretning, hvis Lejerbo anmoder fogedretten om beboerens udsættelse af den lejede bolig grundet betalingsmisligholdelse, således at de sociale myndigheder kan bistå beboeren. Lejerbo kan i visse tilfælde også bede kommunen om at verificere modtagne personoplysninger, fx i forbindelse med fleksibel udlejning, hvor en beboer eksempelvis skal kunne dokumentere at opfylde et job-kriterium.  

5.1.8
Visse af vores afdelinger indgår i samarbejder med en boligsocial medarbejder. Den boligsociale medarbejdere kan både være direkte ansat af Lejerbo eller kan være tilknyttet afdelingen som eksternt ansat. Er det vores vurdering, at den tilknyttede, boligsociale medarbejder vil kunne hjælpe dig i en konkret sag, fx hvis der mangler at blive indbetalt husleje og du dermed er udsætningstruet, vil vi videregive dit navn, adresse, telefonnummer og konkrete, relevante oplysninger til brug for, at den boligsociale medarbejder kan tage kontakt og tilbyde dig sin hjælp. 

5.1.9
Lejerbo deltager indimellem i statistiske eller videnskabelige undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning, hvor det kan være nødvendigt at videregive visse (begrænsede) personoplysninger til VIVE – Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd. Deltagelse fra Lejerbos side sker altid på baggrund af en særskilt reguleret aftale med VIVE med højeste fokus på databeskyttelse og vi videregiver alene oplysninger, der er strengt nødvendige af hensyn til udførelsen af den statistiske eller videnskabelige undersøgelse, jf. databeskyttelsesloven § 10. 

• anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi behandler om dig (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 15),
  
  
• anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 16),
  
  
• anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 17),
  
  
• anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 18),
  
  
• anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 20), samt
  
  
• gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 21).

7.1.3
Der henvises i øvrigt til vores politikker mv., der tillige indeholder en beskrivelse af særlige behandlinger af personoplysninger, herunder behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning, behandling af personoplysninger i forbindelse med husordensklager, behandling af personoplysninger i forbindelse med ventelister mv.

7.1.4
Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

7.1.5
Du har som nævnt ret til at gøre indsigelse over vores behandling af dine personoplysninger, og du kan – hvis du fx ikke er enig i vores afgørelse i forhold til din indsigelse – klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet (se kontaktoplysninger nedenfor).


8. KONTAKTOPLYSNINGER

8.1.1
Vores kontaktoplysninger er:

Lejerbo
Gl. Køge Landevej 26
2500 Valby
Tlf. 70 12 13 10
E-mail: lejerbo@lejerbo.dk

8.2
Databeskyttelsesrådgiver

8.2.1
Lejerbo har udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på følgende måde:

Mail: lejerbo@lejerbo.dk (mærk emnefeltet ”Spørgsmål om persondata”) telefon 70 12 13 10 (spørg efter databeskyttelsesrådgiveren)

8.3
Datatilsynet

8.3.1
Datatilsynets kontaktoplysninger er:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk


[Januar 2024/version 1.7]